Seit dem 27. September 2020 müssen die wirtschaftlich Berechtigten von juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften in das niederländische UBO-Register eingetragen werden. Diese Verpflichtung gilt allerdings nicht für ausländische juristische Personen, die in den Niederlanden nur eine Zweigniederlassung haben.
Wirtschaftlich Berechtigte sind alle natürlichen Personen, die unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile halten, mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrollieren oder auf eine andere Weise Kontrolle in der Organisation ausüben können. Wenn es keine natürlichen Personen gibt, die diesen Kriterien entsprechen, müssen die satzungsmäßigen Geschäftsführer als Pseudo-UBO eingetragen werden.
Seit dem 27. September 2020 findet die Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten bei Neugründungen gleichzeitig mit der Handelsregistereintragung statt. Alle Unternehmen, die bereits vor der Einführung des UBO-Registers gegründet wurden, hatten bis zum 27. März 2022 Zeit, um der UBO-Registrierungspflicht nachzukommen. Es ging dabei insgesamt um mehr als 1,5 Millionen Unternehmen.
Um einen reibungslosen Ablauf des Registrierungsverfahrens zu gewährleisten hat die Kamer van Koophandel, die zuständig ist für die Führung des UBO-Registers, die Unternehmen phasenweise aufgefordert, ihre wirtschaftlich Berechtigten eintragen zu lassen. Unternehmen die der ersten Aufforderung nicht nachkamen, erhielten noch eine Erinnerung. Trotzdem sind viele Unternehmen ihrer Registrierungspflicht erst kurz vor Ablauf der Frist nachgekommen.
Die vielen Anmeldungen in den letzten Wochen vor der Deadline haben dazu geführt, dass die Bearbeitungszeit bei der Kamer van Koophandel, bis vor kurzem noch 8 Wochen, sich auf 16 Wochen verlängert hat und telefonische Fragen zum Sachstand der Registrierung nicht mehr beantwortet werden können. Glücklicherweise ist nicht der Zeitpunkt der Verarbeitung durch die Kamer van Koophandel ausschlaggebend, sondern der Zeitpunkt, an dem ein Unternehmen seine wirtschaftlich Berechtigten angemeldet hat.
Die einmalige Registrierung ist übrigens nicht die einzige Verpflichtung. Auch nach erfolgter Eintragung bleiben Unternehmen selbst verantwortlich für die Aktualisierung der eingetragenen UBO-Daten. Änderungen müssen der Kamer van Koophandel innerhalb von 7 Tagen nach ihrem Inkrafttreten mitgeteilt werden.
Die Unternehmen, die der ursprünglichen Eintragungspflicht nicht oder nicht rechtzeitig nachgekommen sind oder die es versäumen, der Kamer van Koophandel eine Änderung bezüglich der wirtschaftlich Berechtigten rechtzeitig mitzuteilen, begehen damit eine Wirtschaftsstraftat. Ihnen drohen Sanktionen des Büros für wirtschaftliche Durchsetzung (BEH) der niederländischen Steuerbehörde. Ob in diesem Zusammenhang zukünftig Geldbußen verhängt werden und in welcher Höhe, lässt sich momentan allerdings noch nicht vorhersagen.
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